深圳招聘

职位：行政前台
业务部门：行政-深圳分公司
直接上级：华南区财务及行政部高级经理

概述
深圳分公司助理行政主任的首要任务和职责是为深圳分公司就运营和行政管理相关的所有问题提供协助。
深圳分公司助理行政主任的主要任务和职责：
I.按照区域运营战略、本地业务需求和公司政策，协助深圳分公司经理深圳分公司提供运营和行政管理服务。
II.针对所有运营和行政管理相关的问题，为部门主管和普通员工提供咨询服务。
III.负责联络深圳分公司的清洁工、司机、茶水间助理、送信员；写字楼管理处；其他地点的行政助理；深圳分公司的普通员工。

主要职责
一般行政管理和运营：
?接待：负责公司来客指引及招待工作;
?电话：监督和检查电话线路、IDD合同、电话会议安排；
?办公文具：与部门秘书和支持人员联络办公文具供应、名片请求事宜；管理供应商并在适当时提出更改建议；
?办公设备： 审核所有机器（如传真机、复印机、扫描仪、碎纸机、装订机、打印机等）的维护和保养合同；定期安排保养和维修；在适当时提议替换或更新机器；就所有设备的使用安排秘书和支持人员进行培训；
?差旅和住宿：进行本地酒店的实地调查，从中选择合适的酒店，并及时更新酒店费率；安排新员工或来访人员的酒店住宿；监督旅行社及代理公司的服务并在适当时提出建议；
?公司用车：维护车辆用途、燃料消耗、维修需求及维修历史方面的记录；安排泊车位；按要求审核公司用车；
?订车和订房： 管理并组织订车安排和会议室安排，包括请柬、出席人员名单和餐饮（如有需要）；
?清洁：安排清洁人员对深圳分公司进行清洁，并检查卫生情况。每季度安排病虫防治和地毯清洁工作（可根据情况自行调整）；
?邮件和快递：监督国内外快递服务及用途，包括内部送信员服务的效率；
?空间管理：协助进行办公楼布局、内部翻新和装修、设计发布，及与服务商协调；
?仓储：确保定期清理内部仓储区域；联络秘书和支持人员将旧文档存放到外部仓储设施；安排仓储供应商，提供和收集纸板箱，并核查相关的请求；
?帐户维护：按照要求安排定期递送和保养花草、报刊杂志；更新公司执照许可证等的服务申请，如港澳商务签注，公司证照年检等；
?饮料用品采购: 按需预订公司饮料，食品和饮用水预订；采购紧急药物储备；；
?IT: 联系本地或总部IT同事协助解决电脑问题；
?文件整理、供应商对账和付款申请: 每月和供应商进行对账并申请相关付款。协助财务部同事装订各种资料凭证；根据要求扫描资料，打印文件。零用现金支付申请。
?供应商和合同：监督供应商合格的执行，在合同到期前提醒主管续约情况。 提出服务商、供应商和维护合同的建议，在适当时建议加以改进或更改。
?活动管理：协助开展办公楼活动，如每月的办公楼茶会、圣诞聚会，年会等；
?其他： 月度行政问卷调查及回访，了解各部门需求并提出建议和意见。及时回答员工的询问，在需要时提交给内部专家。
文档和资讯管理：
?维护深圳分公司通信录并向其他分公司分发深圳通信录；
?维护并更新深圳分公司内部的布告栏；
?提交深圳分公司每日出勤记录和放假时间表；
?协助向深圳分公司的所有员工及时传达重要通知，包括管理层的公告。
协助新入职/离职同事：
?组织并及时地为所有新员工安排工作区、办公文具、名片并满足他们的 IT需求；
?回收现有员工持有的公司资产，如手机、门禁卡、钥匙、信用卡、电子标签、便携式电脑、软件、名片以及属于CBRE的所有清单、档案、函件、记事本、 文件和其他资产。
培训及发展：
?协助深圳分公司的培训课程，包括预订和布置会议室，协助发请柬和出席人员名单，在需要时提供餐饮；
?在需要时协助提供并组织培训活动的外部会场。
合规和守法：
?熟悉并遵守政策与程序手册和雇员手册中列出的所有公司政策；协助深圳分公司的员工了解并遵守公司政策。
?协助维护所有执照和公司保险政策，确保其符合本地法规的规定。
公司计划：
?发挥业务知识，协助改进环境问题和履行企业社会责任。
一般事务：
?按要求，协助其他行政管理项目工程和计划；
?执行你的经理下达的其他任务。


要求
必要的知识和技能
?具有流利的英语和中文（粤语和/或普通话）的口语和书面表达能力；
?以客户为本，高度审慎正直，且以客户为重，有能力针对运营问题提出相关建议；善于聆听，主动跟进，积极满足客户需求，能管理多个项目工程并保守机密；
?组织性强，有较强的行政管理和物流技能，对细节敏锐，灵活机智，能适应重点事项的不断变化；
?能够与组织内部各层进行沟通交流，具备良好的口头和书面表达能力；
?能够作为行政管理团队的一份子展开工作，与同事相处融洽，善于团队合作；
?有能力计划并组织自己的活动，以便及时、准确、高效地提交所要求的工作；
?基本了解雇佣法规（特别是有关公平、人道地对待所有雇员）、本地和区域性政策及法规要求；
?能够熟练操作Office办公软件，特别是Word、Excel和Outlook；
?准确的出勤率。

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