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Job Description – 订单专员/CSR/销售助理/客服专员

The area of responsibility includes customer service affairs in Thermal Spray Business Unit, includes coordinating quotation, purchasing, ordering and logistic processing upon contract review; liaison with inter-company / regional warehouse and customers on timely deliveries and shipments to destinations; providing efficient flow business support to the sales team to achieve customer satisfaction

Administration

-Telephone support of customers, distributors in China

-Checking order data, pricing, SAP number from customers, distributors

-Prepare material data sheet, certificated, product notice and documentation

-Organize events

-Operation Supervisor to customer service team from time to time.

-Assist to backup the other customer service colleagues during absence.

-Temporary tasks

Order Processing

-Attend to & coordinate customers’ inquires;

-Check, re-confirm, Input purchasing order, order confirmation in SAP upon receipt of PO, co-ordinate with internal departments/companies & customer to ensure that orders are correctly captured;

-Coordinate & monitor Quality complaints to ensure that warranty return & replacement pro-cess are adhered to & closed;

-Monitor & track outstanding order / shipment status;

-Invoice customers upon completion of delivery;

-Monitor, verify and coordinate with customers on prepayment and L/C requirements, banking information before release of shipment;

-Familiar with Import & Custom Clearance procedures, liaise with logistics / forwarders for im-port & export details and AWB as well as prepare

Inventory planning and warehouse management

-Record material samples while received from inter-company and sent out to customer, update from time to time.

-Replenish / maintain adequate stock level for local sales and fulfill customers’ orders;

-Manage out-sourcer on physical goods receipts, delivery & environmental, health & safety is-sues

-Conduct & participate in inventory cycle & stock take

Purchasing process

-Raise purchase order to inter-company, input in SAP

-Follow up with shipping document, transportation, clearance, and delivery until completion.

-Check and monitor in case of delay or no pick-up

-Ensure that outstanding Purchase Order are completed and closed in SAP.

Sales Support

-Translation of English documents

-Assist sales team in standard price calculation, make quotations

-Check materials pricing, surcharge, currency exchange rate, and updated from time to time

-Handle inquiries from customers on lead time, stock availability check

Logistics

-Familiar with import & export procedure, liaise with logistics department / forwarders for shipment details

-Working together with logistics for customer clearance, check Shipping document, Bill of landing, CCC certificate until customer received

-Timely provide inventory availability and lead time information.

-Follow up on shipment status / order confirmation / delivery status / return or faulty parts / missing shipment, etc.

任职要求：

Requirements:

-College degree or above

-Experience in order processing, and coordinating shipping arrangement.

-Experience in general sales administration, minimum 3 years

-Experience in Import & Export Customer Clearance process, documentation

-Customer-focus.

-Experience in leading team

-Leadership Training

-Customer service course

-SAP modular training

-Good English, written and verbal

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