苏州招聘

职位概要：协助上级及时准确处理本中心/本组日常行政事务工作，加强合同和费用的审核和管理，提高行政事务处理效率。

工作职责：

年度工作：

1、协助上级编制所属机构年度行政费用预算。

2、收集、整理并核对相关数据和资料，为上级完成年度考核工作提供支持。

3、依据工作需要对合同及请款资料进行年度自检，统计合同付款进度及预提费用。

4、对年度工作质量进行自检，协助上级进行年度总结，如：对广告媒介投放质量进行监控及自检。

5、进行年度工作总结及工作计划。

月度/季度工作：

1、统计月度行政费用及各项业务费用，进行费用管控。

2、依据工作需要对合同及请款资料进行月度自检。

3、对月度重点工作进行自检与核查，保证各项工作保质保量完成，如：定期核查更新刊例；协助进行广告投放情况监督检查。

4、月度办公文具的申请、统计、领用、发放及管理。

5、进行月度工作总结及工作计划。

日常工作：

1、合同及单据的审核，确保符合规范，跟进签批执行进度并及时归档。

2、费用管理：费用系统数据录入及维护，确保数据准确性；跟进费用申请、费用核销；跟进财务付款进度。

3、保持信息畅通，通过邮件、口头等形式及时传达公司和部门信息，确保信息及时、准确、有效地上传下达，并根据内容要求组织相关人员完成，报上级审核。

4、按照上级要求进行数据整理和分析，确保数据准确性、及时性，供上级决策参考。

5、跟进本中心/本组各类报告、报表的提交、签批。

6、跟进本中心/本组人员出差情况，收集汇总出差报告，提交上级审阅。

7、协助上级工作日程管理，跟进会务安排、差旅安排，及时提醒，协助处理差旅费用报销事宜。

8、组织参加本中心/本组各项会议，做好会前准备工作，记录并整理会议记录。

9、协助上级进行相关信息的收集整理，提交上级审阅，如：对竞争品牌市场表现信息收集整理。

10、文件分类整理并归档，保证存档规范，不错乱、不遗失，查找及时。

11、部门团队活动的组织协调。

12、完成上级领导交办的其他事项。

说明：可依据实际情况细化工作职责，并根据工作量将工作职责分解为1人或多人承担。

权力：

1、 对合同及单据的审核权。

2、 信息的上传下达权。

3、 费用系统数据录入及维护权。

4、 相关工作进度、工作质量的监督检查权。

5、 部门团队活动的组织协调权。

6、 对本部门、本岗位工作流程的优化建议权及其他方面的改良建议权。

7、 要求各部门配合工作的权力。

责任：

1、 规范审核合同及单据的责任。

2、 对部门信息上传下达的准确性、及时性负责。

3、 对所负责工作进行监督检查，及时提交相关报告的责任。

4、 及时、准确录入及维护费用系统数据的责任。

5、 组织协调部门团队活动的责任。

6、 规范管理本中心/本组文件资料，保证不错乱、不遗失、查找及时的责任。

7、 严格遵守员工手册及公司各项规章制度的责任。

任职资格：

1、生理要求：男性优先，年龄在23-30岁。

2、学历专业：大专及以上学历，专业不限，行政管理、市场营销、工商管理等管理类相关专业优先考虑。

3、语言要求：普通话熟练。

4、电脑要求：熟练操作office系列日常办公软件。

5、经验要求：在大型企业或集团从事行政管理或行政协调工作2年以上。熟悉各项行政制度和规范，熟悉各项行政事务的操作和流程，能够组织、安排各类会议。有营销管理工作经验者佳。

6、资格证书：不限，有驾照优先考虑。

7、技能：

（1） 较强的文件档案管理能力，能够按照规范准确便捷高效处理文件单据审核事务。

（2） 一定的书面表达和速记能力，能够根据上级简单指令独立完成常规性报告和会议纪要拟写。

（3） 较强的沟通协调能力，能够有效协调资源妥善安排一般性紧急事务。

（4） 一定的数据分析能力，能够快捷有效地收集整理数据，并形成简单的汇总分析报表。

（5） 具备较强的文件档案管理能力，能够规范合理存档各类，确保不错乱、不遗失，查找及时。

（6） 较强的执行力，能制定工作计划和标准，并自主完成工作。

8、培训经历：接受过行政管理、文秘、时间管理、基础财务知识、沟通协调、团队合作、执行力等方面的培训。

9、性格特征：

（1） 具有高度的责任心、敬业精神与团队合作意识。

（2） 处事严谨，条理性强。

（3） 富有耐心，有亲和力。

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