上海招聘

JOB DESCRIPTION

POSITION: Production/Purchasing Manager 

BACKGROUND: Trading Garment

LOCALISATION: Shanghai (Jade Temple) 

TYPE OF PROFILE: Chinese native only, speaking perfectly English, minimum 10 years of experience in supply chain + management of a team (at least 2-3 employees)

MISSION: In charge of supervising the all operations of sourcing fabrics-garment, negotiation, all process of supply chain: production follow-up with a rigorous Quality Assurance in order to make sure that all is produced with the correct quality on time.

In charge of the supervision of a team of 3 senior garments merchandisers + 1 fabric-trims sourcer + 2 Quality Controllers. In direct cooperation with the 2 directors of the company.

Globally speaking this position has two vocations with 2 key words: control and boosting.

1-Control: this is a job a supervision, to make sure people are on the tracks and work properly by assisting, supporting them

2-Boosting: this job should bring dynamism, a certain rhythm and arouse more involvement and commitment from the staff

SKILLS needed: 

？ Capacity of organization, 

？ Efficiency, 

？ Time management, 

？ Charisma,

？ Source of proposal, 

？ Pro-active, 

？ Capacity of communication/synthesis (with the direction, the suppliers + the clients), 

？ Experience of human management, 

？ Results oriented

A-OPERATIONAL DIMENSION

A1 Development: All the step from client studies to get the order

A1-1 Sourcing supervision (in cooperation with the senior merchandisers + fabrics purchaser + the management). goal: to get the best quality value according to client request 

？ To make sure that fabrics/trims are sourced according to an original sample, swatch, or just a technical file.

？ To make sure MADE IN has some new proposals regularly in terms of fabrics each 2 weeks, maximum monthly

A1-2- Supplier sharing: goal: to get the best quality value according to client request

？ To determinate the factory that we will give the studies 

？ To determinate the factory in charge of the sample

A1-3- Price negotiation

？ To make sure that fabric merchandizer negotiate the best prices with our fabric suppliers

？ To make sure that merchandizers negotiate the best prices with our garment suppliers

？ Supplier’s quotation analysis including the all parameters (quality standard, certificates, lead times, terms of payment…): Make recommendations of the best value for money

？ To make sure the different merchandizers and fabrics sourcer/manager negotiate properly, efficiency with correct technics 

？ To be coherent with prices: ask for price breakdown / check the history of prices or equivalent / integrate macro-economic aspect: fabric cost (cotton, polyester…) fluctuation and rate or USD/CNY variation to better negotiate

A1- 4 Commercial development (before the orders): goal: to establish a springboard to get the best chances to get a maximum of orders

？ To make sure we have the all information from the clients and they are exhaustive otherwise ask or suggest

？ To make sure of the respect of deadlines: for SMS, special collection meetings, photo shooting…

？ To do feedback with the suppliers to make sure they understood all

？ Integrate the demand and the positing of the brand (soak of the brand’s DNA to value the value for money) to reply properly to the price / quality / style positioning

A2- Order follow up: All the step from client place order to the final delivery 

A2-1 Supply chain: Order/Production follow-up: goal: to deliver the proper product on time

？ Checking weekly the all Order retroplannings (sampling/production/shipping) of each merchandizers 

？ To make sure of the tracking of the notified suppliers: to make sure the chosen suppliers are used for our productions

？ Supervising the Sampling management : checking weekly retroplanning of lapdips/swatchs/Fitting Sample/PPS: checking elements and push suppliers to check all is on time

？ Double check weekly that merchandizers asked to suppliers for clear and feasible production schedule. Check weekly the production schedule at each stage to see the current situation

？ Solves all the problem that merchandisers can meet during the follow up of their order.

A2-2 Transportation: goal: to deliver the goods smoothly

？ Supervise the shipment’s planning and booking with our appointed forwarders: calculating the volume/weight of the orders (packing details) allocating proper type of containers.

？ Proposing different options with for instance sea&air, train, different departures according to each situation to take the best decisions

？ Managing and handling the customs documents (CI, PL, BL) for L/C and/or T/T, make sure the documents are properly fulfilled before submitting to the Managers in charge.

？ Supervising the shipments of other merchandizers: their booking (the cutting deadline fitting with the QC report and our green light), the documents…

A2-3: Administrative aspect

？ Managing and handling the administrative documents (PO, PI, DN, CN, Shippings docs)sure the documents are properly fulfilled by the different merchandizers before submitting to the Managers in charge. Make sure about the form and the content and the coherence with the retroplanning and RFQ.

？ To make sure all suppliers signed, stamped and committed to our rules and regulations through the General Purchasing Conditions

？ Managing and handling the payment demand and final document approved. 

B-STRATEGICAL DIMENSION 

B1- Sourcing evolution 

？ To double check the relevance of our suppliers data base and find new fabric suppliers.

？ To double check the relevance of our suppliers data base and find new garments suppliers

？ To maintain a fresh data base of the garment and fabrics: need of spontaneous inputs / advices / recommendations to propose new ideas regarding the collections, products, fabrics… Source of proposal

B2- Supplier policy: goal: to get the best quality value according to client request

？ To establish a solid supplier policy: relevant breakdown with proper market shares to have a load of negotiation

？ To make sure that MADE IN establishes a real and solid long term long supplier policy in collaboration with the management: to qualify and qualify the market share with our suppliers

？ Establish a proximity with the suppliers: regular visits of the merchandizers and from the suppliers in our show room

？ Supplier’s sharing order strategy: To give enough turnover to each of our regulate supplier 

B3- To set up a smooth client relation:

？ To be involved on each order to intervene when needs. 

？ Anticipate the clients needs in term of service. To give the good answer on the right time. Means to discuss permanently with merchandiser about the right way to reply, send an email. 

？ To call the client to discuss about a picky topic 

？ Take the merchandiser files in case of holidays or sudden departure. 

B4- Make the respect of all our process

？ The respect of our QA, QC process to deliver the good quality

？ The respect of all our template follow up to deliver on time. 

？ The respect of our nego procedure (several quotation). 

？ Need of spontaneous inputs / advices / recommendations to improve the process and operations

This is the 3 main process axes to be respected in order to deliver the goods with the proper quality, on time at the good prices. But of course all the other process has to be also respected. 

B5-Maintain a good atmosphere and relation in the office between each merchandiser: 

？ Always being stable in the mood, never upset towards an employee

？ Maintaining a good cohesion inside the office

B6-Maintain and make evaluating the merchandiser team

？ In charge of training the new staff (merchandizers)

？ In charge of training the existing staff (merchandizers) to the basics rules of organization and negotiation if there is a lack

？ Find new merchandiser for the development or if someone left

B-7-Report to the direction: 

？ Need of reliability in terms of information: form and content

？ Need of trust 

？ Need and duty to inform the direction in case of corruption, retro commissions... from any member of MADE IN

SALARY: To discuss (according to the profile and experience)

DATE OF BEGINNING: as soon as possible

Work supervised by 2 directors + 1 GM

Management of a team of 6 people (with a perspective of development)

We are Franco-Chinese trading company based in shanghai. We are specialize in Garments,men's wear and textile. Our clients are essentially on French market. We are developing for all European Market. Major customers are being groups.