上海招聘

Main Job Responsibilities:

1. Secretarial works such as telephone answering, message taking, documentations or memorandum distribution, meeting arrangements, updating company telephone directory, etc.

2. Act as the first contact person for all facilities-related inquiries and ensure that all requests are handled in an efficient, timely, and smooth manner.

3. Receive vehicle use requests from all departments and arrange accordingly. Keep filing of vehicle reservation record and daily use record for cost control purpose.

4. Coordinate with suppliers / vendors on printing (name card, envelopes, etc.), stationary ordering and office supply.

5. Provide administrative support to senior management team if needed.

6. Support international visitor on logistics.

7. Support on company internal meetings such as kickoff meeting, quarterly meeting, mid-year employee meeting, etc.

8. Support on office movement planning & coordination as well as office renovation.

9. Other tasks as assigned by supervisor.

HR Related Roles:

1. Working with Managers and Talent Acquisition Partner to facilitate talent acquisition, eg. interview arrangement in Beijing Office

2. Support in Employee onboarding, off boarding process and logistics of *** Beijing Branch, ensure employee on boarding/off boarding process be conducted smooth

3. Responsible for the personal file filling of *** Beijing Branch based on audit requirement, including all forms ready

4. Support associates in permanent residence application, credits of residence permit application and working permit application process for foreigners to ensure process smoothly

5. Assist the submission of social insurance submission, annual medical body check – up, and festival benefits delivery, etc.

6. Support in facilitating internal meetings and trainings for *** Beijing Branch

Requirements:

1. University/college graduate;

2. Good command of English;

3. Very good computer skills;

4. 2-3 years of secretarial or administrative working experience;

5. Self-motivated and stable, detail oriented;

6. Good communication skills and a team player;

7. Responsive and reliable.

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