上海招聘

Position: Executive Assistant/Administrative Assistant

Main Responsibilities:

1. Office phone exchange  operator

• Answer  incoming phone calls courteously and professionally.
• Properly filter unwelcome calls for other personnel.
• Transfer incoming calls to appropriate personnel.

2. Visitor receptionist

• Receive and direct visitors mannerly.
• Maintain visitors' registration record.

3. Office mail management

• Liaise with local & overseas courier companies.
• Receive and distribute mail, parcels and samples.

4. Administration assistant and coordinator

• Responsible for managing meeting room reservation and arranging meeting equipment
• Keep the reception area clean and organized.
• Update the whole company phone list regularly.
• Arrange for business card printing.
• Order, distribution and statistics of the office supplies and daily supplies.
• Contact with the external supplier for equipment maintenance and green plant in good condition (including the express, travel, plant, mineral water, translation, visa service vendors, etc.)
• Travel arrangement, such as hotel reservation, flight booking, invitation letter issuing, visa support and vehicle pick-up arrangement for guests other staff and company's visitors per company policy.
• Issue and renew certificates for foreign colleagues in Azelis Shanghai: China Work Permit, Residence Permit, etc.

5. Various admin payment preparation and monthly payment statistic by Department

• Create vendor account
• Submit and release by Finance & IT department
• Issue purchase order in system
• Submit hardcopy payment and scan invoice to Finance department

6. Monthly expense report Issue for China Managing Director

7. Any other task  assigned  by manager  and China Managing Director

职位：行政助理

主要工作职责：

• 专业礼貌接听来电
• 过滤垃圾营销来电
• 根据来电者需求，转接电话给相关同事

• 礼貌接待和引导来访客人
• 做好访客的登记记录

• 保持与当地和海外快递公司的联系
• 接收和分发收到的文件、包裹和样品

• 会议室预订
• 保持办公室接待区域整洁卫生
• 定期更新员工通讯录
• 安排名片印刷
• 办公用品和日常用品的预订、分发和统计
• 与外部供应商保持良好的关系（包括快递、差旅、花草、饮用水、翻译、签证服务商等）
• 差旅管理：为客人提供酒店预订、机票预订、邀请信出具、签证办理和安排车辆接送机等服务
• 外籍同事各类证件办理和延期：就业证、居留许可等

• 创建供应商
• 提交并由财务和IT部门释放
• 处理新建PO
• 提交纸质付款申请并扫描发票给财务部门

学历及任职要求 Education & Requirements:

1. 大学本科以上学历

2. 熟练使用Excel, Powerpoint, Word等基础办公软件（vlookup, sumif等函数应用）

3. 英语读写良好，口语沟通流利

4. 思维逻辑清晰，沟通能力优异，有较强团队合作意识

5. 主动性强，认真细致，工作有责任心

6. 行政人事等相关工作经验者优先

阿泽雷斯是欧洲领先的特种化学品分销商，也是全球五大化学品分销商之一。自从90年代以来，阿泽雷斯就从中国采购特种化学品、活性医药原料和食品添加剂，与中国的特种化学品、精细化工和生物化工产业有着很好的对接。目前在上海和广州设有办事处。考虑到公司在中国的规模、成长，还有中国经济的快速增长，阿泽雷斯做出了战略上的决定，将公司的亚太总部设在上海。随着高附加值的增值产品、环境保护和服务业在中国的发展，阿泽雷斯看到了引进特种化学品分销这样一个窗口。它打算投资建立和发展成一个全国性的销售网络，为快速成长中的中国民营企业带来高品质的特种化学品和最新的应用程序。阿泽雷斯相信，一定能为食品与健康、个人护理、制药和涂料行业中年轻的中国企业在竞争力发展上，带来重大的贡献。
因此，我们在寻找年轻、有志向、富有企业家精神，并且又具有扎实的技术教育和实践经验的人士，可以为我们分享其创造价值和成长的过程。