上海招聘

职位描述：
【职位名称】东方广场—英资电信公司项目助理商务部门助理设施管理Facilities Coordinator
【职位类型】全职
【招聘人数】1人
【工作地点】北京市东城区东长安街1号东方广场W3
【工作职责】
基本概况：目前公司成立新的Office办事处，50%以上工作内容为设施协调管理，工作位在前台，与另外3名同事配合，负责上海、北京、深圳、大连4个城市office的设施管理，需要对接供应商；

岗位角色：
1. 管理前台操作
2. 协助设施经理管理北京办事处的所有调频活动;协助协调上海和深圳办事处。
3. 向设施经理汇报并与集团物业团队合作, 负责将服务和解决方案的财产交付给商定的 BT 标准
4. 职责包括完善设施管理服务提供, 处理业务用户查询和投诉, 提供客户关注点, 管理供应商, 确保有效和高效的合同管理
5. 管理一个外包或在不同功能领域和网站工作的内部团队。
6. 在财政和立法限制范围内, 向商定的服务级别提供专业和有效的设施管理服务。
7. 与内部客户建立用户关系。负责提供卓越的客户满意度, 建立和增进互惠互利的关系
主要职责和工作标准：
1. 成为客户的第一个接触点。发展与内部客户的关系。负责提供卓越的客户满意度, 建立和增进互惠互利的关系。
2. 管理与外部承包商的合同关系和外包 FM 供应商。
3. 协助设施经理实施设施管理活动和日常运作
4. 积极管理工作环境中的所有健康、安全和保障
5. 定期向设施经理汇报
6. 推动改善 FM 服务的提供和任何降低成本的机会。
具体职责如下：
1. 前台服务
?负责提供客户服务、行政和接待工作
?热情友好地接待客人和来访者, 并协助联系对方, 以满足
?维护访客日志
?管理总机操作, 接收并跟踪查询和协调请求
?更新内部电话清单
?管理新员工临时使用的所有备用安全通行证和 BT 海外访客的库存, 并更新记录
2. 维修和保养
?管理调频帮助台–记录和监视帮助台跟踪器中的所有请求, 以确保及时收尾请求/工作订单
管理中央办公设备、产品、布料、工装、配件、安全和保安设备的预防性和计划性维护时间表, 确保计划如期完成。
协助设施经理进行计划、组织、指导和检查维修承包商的工作, 监督维修;记录并报告所执行的工作。
3. 安全和安保遵守情况
?参与 bt 所界定的安全和安全的各个方面, 协助执行 bt 的安全和安全做法和倡议。
?升级不遵守 bt FM 经理和 bt 安全, 并确保遵守 bt 事件报告。
?更新应急预案和消防应急小组名单
?执行其他的健康和安全管理任务, 并按指定的维护记录
?协助进行并完成定期的 H 和 S 检查、检查和风险评估 (必要时)
4. 供应商/承包商管理
?与大厦管理处联络, 确保及时响应故障服务要求。
?协助设施经理管理外部 FM 承包商的所有技术和非技术性的服务, 确保遵守服务条款和解决问题。
?与内部和外部供应商保持联系, 以获得***服务水平。
5. 办公用品管理
监督调频用品的购置和发放, 在适当的情况下保持相应的库存控制和记录。
?与茶叶***/办公室助理密切合作, 并保持茶水用品、办公用品、消耗品和洗浴用品的库存。
6. 业务服务
?名片、公司信纸和信封打印请求, 确保请求者在接受服务之前遵守 BT 订单流程
?处理本地和海外快递服务, 不包括包装和托运说明的完成, 并准备信使日志
?处理收发邮件和包裹, 并准备日志登记的邮件和邮票
?向有关各方收集并分发传入传真
?按要求协助会议室预订
根据要求, 协调和安排会议前后所需的会议室和服务的设置。
?与茶夫人/办公室助理密切合作, 包括安排地毯的洗头和对整个办公场所的虫害控制服务
?更新座位计划和座椅使用跟踪器以获取入住信息。
7. 发票处理
?提高 FM 订单和供应的采购申请
?确保所有订单都获得 bt 的适当批准, 并遵守 bt 采购和订单流程
?确保对非调频订单进行适当的充电, 为个人/部门专用的产品提供基本的 fm 范围以外的订单和/或批量订单。
?邮政收据完成订单和服务
?确认并确保所有发票的准确性, 确定成本中心, 并发送给应付账款的团队处理付款。
?更新 PR/PO 跟踪文件, 以确保付款过程的完整性。
8. 住宿项目
?协助设施经理完成小站点升级、翻修和内部搬迁项目协调所需的相关活动。
?对于规模更大的项目 (涉及10多名员工) 和特殊项目, 与 BT 指定项目经理合作, 以确保时间和预算得到满足。
9. FM 倡议
?参与持续改进设施运营, 缩短周转时间, 简化工作流程和管理流程, 并合作, 共同提供优质无缝的客户服务
?能耗跟踪月度更新
10. 报告/数据管理
?准备并确保及时交付区域整合的固定和特别报告, 并监督所有 FM 文件和活动的归档系统的维护, 确保其安全
?确保数据提交和归档程序的区域一致性
11. 灾后恢复
参与有关不动产的灾后恢复规划, 与 BT 设施管理人员共同工作, 并与当地国家主管和当地利益攸关方协商。
12. 其他
?在缺勤期间为工作组成员提供备份支持
?在设备管理人员要求时, 执行与上述 FM 相关的职责
?愿意在需要时工作, 以支持由设施经理或利益相关者提出的任何偶发的或特别的活动/项目/职责。
【职位要求】
1. 至少2年以上Office设施管理工作经验，熟悉供应商对接沟通协调
2. 英语可作为工作语言（远程汇报给Facilities Manager，Manager Base在香港，日常英语或粤语沟通为主，故要求candidate英语可听说读写，口语可以不太流利，但一定需要可以作为工作语言使用)
3. 具备良好的沟通、解决问题和分析能力
4. 关注细节，对工作充满热情
5. 良好的时间管理能力和处理多个项目之间平衡的能力
【工作时间】
周一至五朝九晚六，双休
【食宿情况】
不包食宿
【薪酬福利】
1、 税前月薪：7k-9k/m*12，一般为8k/m
2、 六险一金，公司全额为员工购买商业补充保险（含门诊报销）
3、 外企标配福利，年假等齐全
【注意事项】
1. 请务必确保简历真实无误，如学历背景、工作经历、任职时间、薪资情况等，如参加面试后即使拿到offer，可能会有背景调查环节，如简历有出入，会取消offer
2. 请在应聘前确认无需涉及落户、签证、居住证等事宜；如有涉及，务必在面试前告知招聘顾问
【联系方式】
Manpower（佛山）Team Office Recruitment consultant：Joey Zeng0757-86238613
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请发简历到joey.zeng@cn.manpowergroup.com

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