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岗位职责

（一）行政办公管理
1、建立健全各项规章制度
（1）负责公司内部各项行政办公管理制度的起草和推行公司制度的执行。
（2）掌握试行管理制度的执行情况，及时反馈意见,对出现问题进行研究论证并修改完善。
（3）对全体员工进行管理制度的宣传及解释。
2、文书起草
（1）起草公司各种文件、报告、通知、请示、计划、决定、会议纪要、工作联系函等各种文字材料。
（2）汇总各部门的周、月工作总结并对各部门的月工作报告进行汇编。
（3）负责制定年度工作计划、进行年度工作总结。
（4）审核以公司名义签发的各种内部及外部文件。
3、文件发放
（1）收到外部文件进行收文编号并对上报下发进行登记。
（2）收到内部文件经核稿后,根据拟办意见进行文件发放,记录文件发放情况。
4、档案管理
（1）根据《档案法》和公司的实际情况制定相关的档案管理制度。
（2）收集公司内部、外部一切有保存价值的文件、资料，分门别类的及时、准确、安全地进行归档，并办理档案移交手续。
（3）划分公司档案秘密等级，在档案管理方面严格执行公司保密制度。
（4）负责组卷、编目并建立档案总台账。
（5）负责借阅档案资料的登记和定期收回工作。
（6）对公司各部门相关的档案资料管理人员进行业务指导和工作监督，并协助配合各部门相关人员完成档案信息、资料的交接、协调工作。
5、印鉴、介绍信管理
（1）负责公司印章的管理,履行印章审批登记手续,妥善保管公司印章及各部门专用章。
（2）使用公司合同章时，应在合同文件加盖骑缝印。
（3）印鉴如有遗失除立即向上级领导汇报，并应依法公告作废。
（4）使用介绍信需履行审批登记手续。
6、会议管理
（1）会议准备工作。负责会议室卫生、通风、会议所用设备、资料并通知与会人员会议召开时间。
（2）会议时间变更要及时通知与会人员。
（3）记录会议内容，整理会议纪要，保证及时发放。
7、接待工作
（1）及时接听电话，使用文明用语，简短扼要的表达意图。
（2）对公司来访客人热情接待，主动让座，倒水。
（3）对公司来访客人提出的问题婉转解答，遵守公司保密制度。
（4）协助各部门和公司领导做好政府领导和相关业务合作单位领导的来访、参观等接待工作。
8、订阅报刊、杂志、书籍并负责管理相关图书资料。
9、办公用品及设备的管理
（1）对公司各部门的办公用品、办公设备使用情况进行登记统计。制定公司办公设备采购计划。
（2）登记统计办公用品、办公设备发放领用情况。
（3）办公设备使用说明书等资料及时存档。
（4）保证办公设备及时维修与日常保养工作。
10、固定资产管理
（1）做好固定资产、可移动资产登记,建立台账。
（2）对固定、可移动资产进行编号并确定负责人。
（3）定期检查、巡视固定资产使用情况。
（4）离职人员或岗位调整人员要进行固定资产移交登记。
11、其它综合协调管理
（1）推行公司各项规章制度的执行，进行动态跟踪、管理、监督。为公司领导提供正确的决策信息。
（2）为各职能部门服务，站在全局的高度做好综合协调工作。
（3）与公司有业务往来的外联单位保持良好的合作关系。
（4）负责办理公司各种证照的申办、年检工作。
（5）完成公司各种大小型活动的计划、筹备、组织、实施或配合工作。
（6）负责每月员工短号的办理与注销。
（二）企划管理
1、负责品牌形象（VI手册）的设计、发布、应用、修订，并制定VI管理制度。
2、负责品牌危机公关管理，制定相应的危机公关管理制度。
3、组织并举办系列企业文化及社区文化活动。
4、负责在企业内外部网发布公司新闻、企业文化风采，做好宣传报道。
5、负责公司大中型会议及上级领导视察的跟踪采访、宣传报道工作。
6、组织员工开展娱乐、体育等健康活动，丰富员工的业余生活。
7、负责公司短信平台的使用及管理。
8、负责公司员工园地板报的制作更新，监督各管理服务中心宣传板报的更新。
9、负责总部《每周动态》打印下发。

任职资格
1、行政管理、企业管理等相关专业大专学历；
2、一年以上行政主管工作经验；
3、熟悉行政工作流程，办公用品采购流程，企业资产管理；
4、较强的责任心和敬业精神，良好的组织协调能力及沟通能力，较强的分析、解决问题能力；
5、熟练使用办公软件和办公自动化设备；
6、很强的公文写作能力、各种公司活动的组织能力。

深圳市华侨城物业服务有限公司是华侨城集团的直属全资企业，1995年成立，迄今经历了18年的发展历程。1997年，首批获得深圳市物业管理企业甲级资质。2001年，首批获得国家物业管理一级企业资质。

2008年6月深圳市华侨城物业服务有限公司上海分公司应运而生，公司成立之后业务迅速拓展，自有员工人数已达近1500人，外包人员近千人，集高档社区管理、商务办公楼管理为一体的大中型综合物业管理企业。2013年底，上海分公司共接管物业管理面积130万方，至2014年底，物业管理面积可达170万方，上海区域先后接管项目：闵行区浦江华侨城、普陀区的西康路989项目、闸北区苏河湾项目，服务范围涵盖高档住宅、高档别墅区等。区外已开设昆山、泰州、南京、宁波分公司。2019年随着华东战区市场的进一步开拓，温州、杭州、无锡、常熟、扬州分公司已将于上半年设立，公司急需招聘大量热爱服务业，有责任心的物业从业人员。诚挚希望您加入我们的团队，一起开拓华东战区市场。