东莞招聘

美国汽车紧固件公司急招HR & Admin Specialist，50% Office Admin，50% ER，OD，Recruting.5年以上经验，纯行政并对HR有兴趣的也可以！欢迎HR和Admin的小伙伴踊跃投递简历！闵行区春东路上班，银都路地铁站下来10分钟就可以到公司。

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岗位职责：

1、协助收发传真及信件，档案管理。

2、协助各省区信息沟通，负责制作标书。

3、做好办公室文件的分类和管理，协助统计行政费用的使用情况。

4、组织开展公司年度培训计划。

5、协助安排公司组织的各类活动及会议。

6、负责公司人事相关工作。

7、完成领导安排的其它工作事项。

任职资格：

1、年龄：26-33岁。

2、大专及以上学历，具有良好的写作能力。

3、形象气质佳，五官端正，普通话标准。

4、工作认真细心，责任心强，执行力强。

5、熟练运用word、excel、ppt等办公软件。

6、有一定的抗压能力和良好的团队合作意识。

7、性格外向、有耐心、工作严谨，具有良好的沟通协调能力和执行力。

Administration

美国独资公司因职位需求新招职位，徐汇区港汇广场上班。

1.公司文化很好，同事都很平易近人。

2.上班办公室20人左右，公司小而精，接下来会有很多业务转移到中国来，公司属于上升发展期。

3.需要寻找英文口语熟练沟通，仔细认真有耐心的Admin

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Key Responsibilities:

The Adm. role responsibilities including but not limit to below, it would be extended based on business situation/organization change.

1. Office Security and Safety.

1) Reception for visitors. Identify the visitors before getting them come in the office. Host, accompany and see off the visitors if necessary.

2) Play Post Office role. Collect and distribute all out/in express mails and parcels, avoid unauthorized post man walk around in the office.

3) Office telephone operator. Screening the incoming phone callsto avoid promotion call, disturbing call, connect customers’ phone call to proper team member in case customer does not know the extension number.

4) Office meeting room reservation to avoid booking conflict from different team.

5) Make corresponded registration record of valuable devices in the office.

6) Maintain good management on Office Gate System. Assign or collect back Gate Badges for any check-in/check-out employees, and other COMPANY internal visitors as well.

7) Monitor the operation of Office Gate System, any problem on the software or hardware, needs to contact the local vendor promptly for fix-up.

8) Keep a central record of office staffs’ out-of-office schedule, for coordination of daily work, and the emergency contact for Business Continuity Plan.

2. Local Vendor Communication and Regular Payment Application. (This is for office suppliers and other miscellaneous purchase)

1) Central manage all local vendor profile and contract. Responsible for the paper works for new local vendor set-up and the periodic renewal.

2) Central manage Car Rental with proper management approval for staffs’ and visitors’ car usage.

3) Coordinate translation work with the third-party agent for the team.

4) Coordinate testing quote such as SGS testing.

5) Communicate with Iron-Mountain for documents packing and outsource filing.

6) Extend/renew/apply payment for CCF Group and Imore information report customer list.

7) Send approved staff expenses reports to Deloitte every week.

8) Initiate the application for management approval on monthly regular payment for local vendors, work out the cost allocation between teams based on actual consumption.

3. Landlord Communications. (Both for Grand Gateway and Regus Raffles City)

1) Contact for administrative communication from landlord, including Public Announcement from landlord, Traffic Control during holidays, Fire drill etc.,

2) Being the contact person to raise complain to landlord if there is any.

3) Initiate the application for monthly rental payment for management approval. 

4. Office Decoration Maintenance.

1) Monitor the maintenance on office decoration with renovation vendor TDA during the 3- year warranty, and the further warranties if there is any.

2) Monitor the maintenance on office furniture with vendor during the 10-year warranty.

5. Office Housekeeping work.

1) Supplementary on office suppliers, including but not limit to drinking water and beverage, copy paper, stationary and office equipment maintenance.

2) Contact of housekeeping A Yi for any miscellaneous purchase.

3) Keep office area and the filing room clean and tidy with help of A Yi.

4) Monitor the situation of Plant Rental, ask for replacement if necessary.

6.  IT System Monitor.

1) Monitor the temperature of IT Roomdaily, needs to call IT vendor KAPE, renovation vendor TDA and landlord for any abnormal temperature increase.

2) Coordinate to call on-site service from KAPE bases on existing service level agreement.

3) Coordinate with IT KBS for IT devices and software installation/purchase/maintenance.

4) Communicate with China Telecom for raising problem encountered in staff cell phone usage.

5) Monitor the performance of local bandwidth and feedback to IT KBS.

7. Visitors Hosting

1) Coordinate accommodation booking, air-port pick-up, train ticket booking, transportation within city and local restaurant booking for visitors.

2) Coordinate Invitation Letter issuance for visitors who need it.

8. Contact of Vendor Service Feedback.

1) Coordinate with CWT for problem employees encountered during schedule booking.

2) Prepare paper documents for management if need to escalate to CWT senior management.

3) Collect feedback from Citibank Corporate Card users about any problem they encountered and conduct Preliminary communication with bank coordinator, involve PA for further communication if necessary.

9. Event Coordination.

1) Assist team to organize business event, sales meeting, trade show etc., including but not limit to hotel booking, restaurant booking, train ticket booking for visitors etc.,

2) Organize team building event if need.

10. Management Team Assistant.

1) Coordinate some individual issue for management team, such as Children Tuition, Landlord Communication, Residence Permit Renewal, Passport Renewal, Business Travel Booking, Newspaper Booking etc.,

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